Sehr geehrte(r) Leser(in),

wir sind beim dritten Teil der Serie „Informationsmanagement“ angelangt. Wie werden gespeicherte Informationen für Ihre persönlichen Ansprüche aufbereitet, sortiert und wiedergefunden?

Jede Information hat ja erst dann einen Wert, wenn diese auch für Sie erkennbar relevant ist. Führungskräfte haben deshalb meist ein Relevant-Set erarbeitet. Sie können dies auch als eine Matrix bezeichnen, welche Werte beinhaltet. Jede Information, die Ihre Aufmerksamkeit erregt, hat an einem Punkt Ihrer Matrix, eben in Ihrem Relevant–Set eine Entsprechung gefunden.

Diese innere Matrix hilft uns natürlich auch Relevantes von Unwichtigem zu trennen. Nehmen wir an Sie haben, wie im letzten Newsletter beschrieben, eine ganze Reihe an Informationen in entsprechenden Datenbanken, Dateien oder Hilfsprogrammen abgelegt. Weiter haben Sie die Sortierung eventuell nach Datum, A-Z, Themen oder nach Wichtigkeit bearbeitet. Trotzdem sind diese Daten noch nicht so zugänglich. Erst wenn aus diesen Objekten Subjekte geworden sind, dann haben sie einen Wert.

Sie können nun den klassischen Weg gehen und jede einzelne Information entweder mit persönlichen Bemerkungen, Suchwörtern, Hinweisen auf Projekte oder Links versehen. Viele Datenbanken und Data Warehouse Anwendungen haben genau dazu eine Reihe von Werkzeugen. Jedoch auch hier kann sehr schnell ein Dschungel von Daten entstehen. Deshalb ist eine strategische Planung im Vorfeld die beste Voraussetzung Informationen schnell wieder zu finden.

Einige der besten theoretischen Modelle sind von IT-Architekten (z.B. Nikolaus Wirth) erstellt worden und sind als Grundlage beim Informationsmanagement hilfreich. Die Wichtigsten sind die Organisation nach Inhaltsverzeichnissen, Suchbäumen, Indexierung und andere. Um ein schnelles Ergebnis zu erhalten, hat sich auch die Sortierung nach einer Kombination von Inhaltsverzeichnis und Suchbäumen (J.W.J. Williams, Heapsort) als gute Grundlage erwiesen. Das Kern-Stück einer Sortierung und der späteren schnellen Auffindung sind jedoch eindeutig die den Informationen zugewiesenen Schlüsselwörter, indexiert in einem Baum oder Verzeichnis. (R. Bayer, M. Schkolnick, „B-Tress … „) 

Das Gestalten der Schlüsselwörter ist also das Herz und der Ausgangspunkt bei jeder Suche. Hierbei spielt die angesprochene Subjektivierung und Einfachheit der Darstellung eine herausragende Rolle, weshalb dies auch als semantische Datenmodell bezeichnet wird. Im besten Falle erstellen Sie eine eigene Liste von subjektiven Suchwörtern, welche Ihren Projekten und deren Anwendung entsprechen. Nutzen Sie dazu eine Mindmap-Software oder Plattform wie Bubble.us oder andere, so können Sie am einfachsten nach Wichtigkeiten sortieren und zusätzliche Äste einfügen. Erweitern Sie die Liste nach Belieben, aber achten Sie immer auf die subjektive Relevanz. Suchwörter müssen einer persönlichen oder betrieblichen Anwendung entsprechen.

Ab sofort ordnen Sie jeder Information drei Schlüsselwörter in der Rangfolge der Relevanz zu. Eine zusätzliche Benotung für die Relevanz, also Wichtigkeit, zum Beispiel in Form von Symbolen hat sich ebenfalls als hilfreich erwiesen.

Diese einfachen aber effektiven Mittel sind die Grundlage jeden schnellen Auffindens von abgelegten Informationen. Da wir heute beinahe ausschließlich elektronische Informationssysteme nutzen ist es mit diesem Verfahren selbst in einer reinen Textdatei kein Problem mehr, entsprechende Informationen schnell zu finden. In großen Datenbanken hingegen werden dazu Software-Algorithmen und Befehlsketten genutzt. In Ihrem Buch „Ganzheitliches Informationsmanagement“ bieten Ihnen Jörg von Biethahn, Harry Mucksch, Walter Ruf einen 360 Grad Blick auf alle Verfahren, die auf einer IT-Architektur aufbauen.

Doch es gibt einen weiteren Königsweg eine eigene Daten-Basis zu schaffen, der zwar aufwendig, aber als einer der besten Wege gilt. Hierbei formulieren Sie die Information einfach um, verdichten sie und passen sie Ihren persönlichen Zielrichtungen an. Die praktische Anwendung der Information steht dabei beim Formulieren im Vordergrund. Sie bauen sozusagen auch die Schlüsselwörter mit ein.

Ausgangsfragen können sein: Wir kann die Information im Unternehmen angewendet werden? Für welche Bereiche kann sie von Belang sein? Wen geht die Information noch an? Die Reduzierung auf die relevante Anwendung bringt dabei die Verdichtung der Daten mit sich. Je einfacher umso besser und um später qualitativ bessere Suchergebnisse zu erhalten, sollten Redundanzen vermieden werden. Der Aussagegehalt soll verdichtet, so genau wie möglich und eindeutig den Inhalt beschreiben.

Gleichgültig ob es sich um ein Data Warehouse, Data Mart oder auch eine Text-Datei handelt. Eines müssen Sie wissen. Der Nutzen jeder Daten-Sammlung ist das Wiederfinden von Informationen.

Da dies meist auf technischer Basis, aber nach wie vor auf semantischem Weg, also auf der Grundlage unserer Sprache geschieht, ist der Grund warum größte Aufmerksamkeit auf die Gestaltung Ihrer Indexierung gelegt werden muss. Ihre persönlichen Suchwörter und Gedankenmodelle bilden dabei die Grundlage, weshalb wir uns im nächsten Newsletter mit der Verifikation von Gedankenmodellen und der Planung der fortlaufenden Informationsverarbeitung beschäftigen.

Mit Informationen, Data Warehouse Anwendungen, Big Data und entsprechenden Systemen umgehen zu können erfordert Kompetenzen, die vor wenigen Jahren nur Spezialisten vorbehalten waren. Heute sind die System ausgereift, mit einfachen Dashboards versehen und für jeden anwendbar. Um diese Anwendungen in Ihrem Manager-Alltag nutzbar zu machen, genügen heute schon wenige Schulungen. Das MANAGER INSTITUT kann Ihnen helfen und Sie beraten, hier die richtigen Seminare zu finden. Sie erreichen uns täglich von 08:00 bis 17:00.

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